Créer un budget

Avant de commencer

- Le format de l'action
- Le nombre de participants attendus

1.Trois colonnes suffisent

Un budget d'action tient sur une page : poste, montant estimé, montant réel. Rien de plus au démarrage.

Séparez dépenses et recettes. Un budget se présente toujours équilibré : total des dépenses = total des recettes, la différence étant votre besoin de financement.

2.Les postes que l'on oublie systématiquement

Assurance de l'événement, impression et affichage, transport et carburant, gobelets et vaisselle, sacs poubelle, trousse de premiers secours, location de matériel, frais bancaires, et une réserve pour l'imprévu.

Ajoutez toujours 10 % de marge. Sur une petite action, l'imprévu coûte presque toujours entre 5 et 15 % du total.

3.Valoriser ce qui ne coûte rien

Le bénévolat, le prêt de salle et les dons en nature se valorisent : ils apparaissent en dépense et en recette pour le même montant, ce qui n'affecte pas l'équilibre.

Cette valorisation montre au financeur l'effet de levier réel de sa subvention : 500 € de subvention aux côtés de 3 000 € de contributions bénévoles, c'est un argument, pas un détail.

Une heure de bénévolat se valorise couramment au niveau du SMIC horaire chargé de l'année en cours ; indiquez la base retenue en note de bas de tableau.

4.Prioriser quand l'argent manque

Classez chaque poste en trois niveaux : indispensable (sans lui l'action n'a pas lieu), utile (il améliore nettement), confort (agréable).

Coupez d'abord tout le confort, puis négociez l'utile en dons en nature. L'indispensable ne se coupe jamais : c'est le signal qu'il faut réduire la taille de l'action, pas sa qualité.

5.Suivre pendant, pas après

Notez chaque dépense le jour où elle est faite et conservez chaque justificatif immédiatement photographié.

À la fin, remplissez la colonne « réel » et écrivez trois lignes d'écart. C'est ce document qui rend le prochain budget crédible et rapide à faire.

Les erreurs les plus fréquentes

- Oublier l'assurance et les frais de transport
- Ne prévoir aucune marge
- Présenter un budget déséquilibré à un financeur
- Perdre les justificatifs
- Couper dans l'indispensable au lieu de réduire la voilure

Fête de quartier à 780 € - Val-de-Roche

Dépenses estimées : 780 €, dont 120 € d'assurance, 180 € de matériel, 90 € d'impression, 250 € de location de matériel, 70 € de marge.

Recettes : 400 € de subvention, 200 € de dons de commerçants, 180 € de fonds propres.

En valorisation : 96 heures de bénévolat et le prêt de la salle, ajoutés des deux côtés du tableau.

Coût réel final : 812 €. L'écart de 32 € provient de la vaisselle réutilisable, notée pour l'année suivante.

Données de démonstration - territoire fictif Val-de-Roche. Aucune organisation réelle n'est présentée comme partenaire.

DÉPENSES Estimé Réel Location / mise à disposition ______ ______ Assurance de l'événement ______ ______ Matériel et consommables ______ ______ Impression et communication ______ ______ Transport et carburant ______ ______ Restauration / boissons ______ ______ Location de matériel ______ ______ Marge pour imprévus (10 %) ______ ______ Valorisation bénévolat ______ ______ Valorisation dons en nature ______ ______ TOTAL DÉPENSES ______ ______ RECETTES Estimé Réel Subvention [financeur] ______ ______ Dons et mécénat ______ ______ Participation des publics ______ ______ Fonds propres du collectif ______ ______ Valorisation bénévolat ______ ______ Valorisation dons en nature ______ ______ TOTAL RECETTES ______ ______ Base de valorisation du bénévolat : [montant] € / heure - [nombre] heures.