Avant de commencer
- - Une date envisagée
- - Une jauge estimée
1.Cartographier les lieux disponibles autour de vous
Il existe presque toujours plus de lieux qu'on ne croit : salles municipales, maisons de quartier, écoles hors temps scolaire, salles paroissiales, tiers-lieux, halls d'entreprises, cafés associatifs, bibliothèques, gymnases, salles de copropriété.
Faites une liste de dix lieux avant de demander quoi que ce soit. Demander à un seul endroit, c'est accepter d'avance de subir son calendrier.
2.Demander tôt, très tôt
Les salles municipales se réservent souvent avec un à trois mois d'avance, parfois via une campagne annuelle. Une demande à dix jours obtient rarement autre chose qu'un refus poli.
Proposez deux dates et deux créneaux. Une demande souple est acceptée deux fois plus souvent qu'une demande rigide.
3.Les arguments qui débloquent
Le décideur se pose trois questions : est-ce que cela crée un risque, est-ce que cela crée du travail pour mes équipes, est-ce que cela sert les habitants ?
Répondez aux trois avant qu'il ne les pose : assurance à jour, présence d'un référent identifié, remise en état par vos soins, action ouverte aux habitants du secteur, gratuité pour les participants.
Chiffrez : nombre de personnes attendues, heure d'arrivée, heure de départ, matériel apporté.
4.Ce que vous devez vérifier avant de signer
Capacité d'accueil réglementaire, accessibilité aux personnes à mobilité réduite, accès à l'eau et aux toilettes, présence de tables et de chaises, électricité disponible, horaires d'ouverture et de fermeture, personne qui détient les clés.
Demandez la convention ou l'attestation de mise à disposition par écrit, même pour un prêt gratuit. C'est ce document qui vous protège si un problème survient.
5.Rendre le lieu mieux que vous ne l'avez trouvé
Photographiez l'état des lieux à l'arrivée et au départ. Rangez le mobilier à l'identique. Sortez les déchets.
Envoyez un message de remerciement avec une photo de l'action. Le deuxième prêt se joue à ce moment-là.
Les erreurs les plus fréquentes
- - Demander trois semaines avant pour une salle municipale
- - Proposer une seule date
- - Oublier l'attestation d'assurance
- - Ne pas visiter avant le jour J
- - Partir sans remettre le mobilier en place
Un atelier hebdomadaire logé en dix jours - Val-de-Roche
Un collectif cherche une salle pour un atelier d'aide aux devoirs, le mardi de 17 h à 19 h.
Après huit demandes envoyées le même jour, deux réponses positives arrivent : une maison de quartier et une salle paroissiale.
La maison de quartier est retenue car elle dispose déjà de tables et se trouve à cinq minutes de deux écoles.
La convention est signée pour un an, avec état des lieux photographié à chaque séance du premier mois.
Données de démonstration - territoire fictif Val-de-Roche. Aucune organisation réelle n'est présentée comme partenaire.