Avant de commencer
- - Un sujet à trancher
1.Une réunion sert à décider, pas à s'informer
Tout ce qui peut être lu doit être envoyé avant. La réunion est réservée à ce qui exige un échange : arbitrer, choisir, répartir.
Si aucune décision n'est attendue, annulez : un message suffit et vous rendez du temps à tout le monde.
2.Le format 45 minutes
5 minutes d'accueil et de rappel de l'objectif. 25 minutes sur deux sujets maximum. 10 minutes de décisions et de répartition. 5 minutes de tour de clôture.
Au-delà de 45 minutes, l'attention chute et les mêmes personnes parlent. Une réunion courte et fréquente vaut mieux qu'une réunion fleuve mensuelle.
3.Trois rôles à distribuer à chaque fois
Un animateur qui garde le cap et le temps, un secrétaire qui note décisions et responsables, un gardien du temps qui annonce les paliers.
Faites tourner ces rôles. C'est la manière la plus simple d'éviter qu'une seule personne détienne le pouvoir informel du collectif.
4.Donner la parole équitablement
Commencez par un tour rapide où chacun dit une phrase : cela réduit fortement la domination des plus à l'aise.
Sur un sujet clivant, faites écrire trente secondes avant de discuter. Les avis minoritaires survivent mieux à l'écrit.
5.Le relevé de décisions en dix lignes
Chaque décision s'écrit ainsi : décision, responsable nommé, date d'échéance. Sans nom ni date, ce n'est pas une décision, c'est une intention.
Envoyez le relevé dans les 24 heures. Il fait office de mémoire du collectif et de point de départ de la réunion suivante.
Les erreurs les plus fréquentes
- - Réunir pour informer
- - Mettre sept sujets à l'ordre du jour
- - Laisser une décision sans responsable
- - Ne jamais faire tourner les rôles
- - Envoyer le compte rendu deux semaines plus tard
De 2 h à 45 min - Val-de-Roche
Un collectif se réunissait deux heures par mois sans jamais trancher, et perdait des bénévoles à chaque séance.
Passage au format 45 minutes, deux sujets, rôles tournants, relevé envoyé le soir même.
En trois mois : 11 décisions prises et exécutées, contre 2 sur le trimestre précédent.
La participation est passée de 6 à 13 personnes présentes en moyenne.
Données de démonstration - territoire fictif Val-de-Roche. Aucune organisation réelle n'est présentée comme partenaire.